湖北天締工程咨詢有限公司分公司印章管理規(guī)定
一、總則
1.1 為規(guī)范湖北天締工程咨詢有限公司分公司印章的制發(fā)和使用,特制訂本管理辦法。
1.2 本規(guī)定是為對湖北天締區(qū)域分公司印章刻制、保管、使用、收回、銷毀進行規(guī)范管理,從源頭上規(guī)避印章保管、使用不當引起的經濟和法律風險。
二、印章名稱管理
2.1 分公司印章的名稱為公司法人機構+分公司的名稱,如湖北天締工程咨詢有限公司XX區(qū)域分公司。
2.2 印章命名后,不得隨意更改,若有特殊情況應另行文報董事會辦公室批準。
三、印章刻制和保管
3.1 印章刻制
3.1.1 印章刻制由湖北天締總公司辦公室具體承辦,并留取印模、登記、備案;
3.1.2 分公司成立后,由總公司辦公室按區(qū)域分公司單次向董辦遞交申請報告,刻制區(qū)域分公司印章;
3.1.3 未經總公司董事會批準而擅自刻制印章的單位或個人,承擔其擅自刻制印章和用印章而導致的經濟責任和法律責任。
3.2 印章保管
3.2.1 區(qū)域分公司印章存放于分公司主要辦事機構所在地,由區(qū)域分公司指定行政專員保管并報總公司辦公室備案;區(qū)域分公司總經理是印章使用管理的第一責任人。
3.2.3 印章保管人由于工作變動或崗位調整時,必須將印章和印章使用記錄如實移交接崗人,同時上報總公司辦公室備案。
3.3 分公司印章管理責任部門
3.3.1 區(qū)域分公司總經理是印章使用管理的第一責任人,每月要收集分公司印章使用情況登記匯總并上報給總公司;
3.3.2 分公司用印申請未辦理審批程序而擅自使用印章,一經發(fā)現,將嚴厲追究第一責任人的責任,對公司造成損失者,由分公司負責人承擔其經濟和法律責任。
3.3.3 印章使用過程中,若損壞或丟失,印章保管人須及時報告總公司,由總公司辦公室牽頭查明情況,及時處理。如印章遺失,須于發(fā)現之日起3日內在公眾媒體上發(fā)布遺失印章作廢聲明;如印章?lián)p毀,報經總公司董事會辦公室同意后予以更換;
3.3.4 總公司每年定期四次檢查各區(qū)域分公司印章的管理、登記及使用情況,因印章管理不善給公司造成經濟損失或損害公司信譽的,對印章保管人及負責人予以行政和經濟處罰,情節(jié)嚴重的將移交司法機關處理。
四、印章領取
4.1 印章刻制申請及領取審批流程見《區(qū)域分公司印章刻制、
申請、交接實施細則》
。
五、印章使用審批管理
5.1 湖北天締工程咨詢有限公司區(qū)域分公司印章
5.1.1 使用范圍
5.1.1.1 以分公司名義發(fā)布的內部文件或上報給上級單位的各類報表;
5.1.1.2 監(jiān)理或政府行業(yè)監(jiān)管部門等第三方單位文件往來;
5.1.1.3 公司授權下的分供方經濟合同;
5.2 審批流程:
5.2. 1 分公司發(fā)文、與第三方文件往來、與業(yè)主文件往來的用印流程:
a)用印申請人填寫用印審批單;
b)部門領導簽署初審意見;
c)分管項目經理簽署復核意見;
d)分公司經理簽字批準;
e)用印申請人填寫用印登記表,留存審批資料,用印。
5.2.2 與分包方的現場變更(不含經濟類)簽證用印流程:
a)用印申請人填寫用印審批單;
b)部門領導簽署初審意見;
c)分管項目經理簽署復核意見;
d)分公司經理簽字批準;
e)用印申請人填寫用印登記表,留存審批資料,用印。
5.3 嚴厲禁止以下行為用印:
5.3.1 用印保管人作為用印發(fā)起的用印申請人;
5.3.2 在空白頁面用??;
5.3.3 用印會簽流程未完成,即要求用??;
5.3.4 委托他人用印或委托他人將印章帶出。
六、印章收回與銷毀
6.1 分公司的印章如經核實有未經審批擅自蓋章的,給公司帶來的一切法律責任與經濟糾紛由分公司第一負責人承擔,總公司有權力收回印章,逾期不交的,公司將登報聲明作廢并追究分公司經理法律責任;
6.2 所有回收的舊印章,由湖北天締總公司辦公室統(tǒng)一封存或銷毀;
七、行為準則規(guī)定
有下列情形之一者,公司將予以收回分公司印章,追究當事人和分管領導的責任,構成違法犯罪的報請公安部門處理:
7.1 區(qū)域分公司印章用于非本區(qū)域內項目工程資料的;
7.2 利用區(qū)域分公司印章從事詐騙等非法經營活動的;
7.3 擅自作主,違反公司授權范圍外的用印規(guī)定
7.4 未經批準擅自刻制總公司印章(包含公章、合同章、法人章、財務章)以及區(qū)域分公司印章并啟用的。
八、分公司對所轄各項目部印章的管理
8.1 區(qū)域分公司需對所轄各項目部印章的使用進行嚴格管理:
a) 區(qū)域分公司應當指派專人,每月定期收集所轄各項目部本月印章使用存檔文件,包括用印審批表掃描件、用印登記表電子版、用印登記表掃描件以及相應的用印文件掃描件,并同時抄送總公司辦公室備查。
b) 區(qū)域分公司應當指派專人定期現場檢查所轄項目部使用印章的各種紙質文件,并將檢查情況及時報送總公司辦公室。
九、法律責任
9.1 印章申請人、印章會簽人員、行政專員應嚴格執(zhí)行本實施細則,任何違反本規(guī)定的人員和事項將按獎懲規(guī)定給予行政人事處罰。情節(jié)嚴重或后果嚴重的,公司將追究經濟和法律責任;
9.2 印章保管人須與公司簽訂印章保管法律責任書;
十、附則
10.1 本規(guī)定由湖北天締工程咨詢有限公司辦公室負責解釋和修訂。
10.2 本規(guī)定自印發(fā)之日起開始實施。
十一、附件
1、 分公司領印申請書
2、 印章保管(管理)交接單
3、分公司印章使用審批表
4、 用印登記表
5、行政專員印章保管責任書
6、關于公司停用有關____專用章的通知
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